Formel ade: Daten nahtlos in Excel integrieren

Formel ade: Daten nahtlos in Excel integrieren

Mit der Webdaten-Integration in Excel 365 und Copilot Pro können Nutzer direkt per Prompt auf verschiedene Datenquellen zugreifen und diese strukturiert in ihre Arbeitsblätter einbinden. Unterstützt werden dabei folgende Datenquellen:

  • Webinhalte: Öffentlich zugängliche Informationen aus dem Internet wie Statistiken, Kursdaten, geografische Informationen etc.
  • Unternehmensdaten: z. B. Mitarbeiterlisten, Projektinformationen, Ressourcenzuweisungen
  • Interne Dokumente: Inhalte aus Word-, PowerPoint- und PDF-Dateien, besonders Excel-Tabellen

Mehrwert: Zeitersparnis     UseCase: Datenintegration     Lesedauer: 6 Minuten         Schwierigkeit: Anfänger

Bewertung der Funktion

Anwenderfreundlich
Interaktion in natürlicher Sprache, keine technischen Fachkenntnisse nötig, jedoch auch Missverständnisse 90%
Zeitersparnis
keine aufwendigen Recherchen mehr, Verzögerungen durch Missverständnise 90%
Zuverlässig
Qualität variiert je nach Datenquelle und -struktur. Ungenauigkeiten bei komplexeren Daten 80%
Potenzial
enormes Zukunftspotenzial für Unternehmen 100%

Wie schlägt sich die Funktion?

  1. Formulieren Sie eine natürlichsprachliche Anfrage zu den gewünschten Daten.
  2. Verfeinern Sie die Ergebnisse durch gezielte Rückfragen oder Präzisierungen.
  3. Bei Excel-Tabellen: Übernehmen Sie diese mittels der Schaltfläche + In neues Blatt einfügen.

Für unseren Praxistest haben wir ein realistisches Szenario aus dem Finanzbereich gewählt: Die Vorbereitung einer Investitionsanalyse für erneuerbare Energien. Hierfür benötigen wir aktuelle Marktdaten zu den führenden Unternehmen im Bereich Solarenergie sowie deren Umsatzentwicklung.

Die Anfrage lautet: „Suche im Web nach den 10 größten Solarenergie-Unternehmen weltweit nach Marktkapitalisierung und stelle sie in einer Tabelle mit Name, Hauptsitz und Marktkapitalisierung in Milliarden Dollar dar.“

Ergebnis: 

Die erste Übersicht ist hilfreich, aber für unsere Analyse benötigen wir zusätzliche Informationen.

Wir stellen eine Folgefrage:
„Ergänze für diese Unternehmen bitte die Umsatzwachstumsrate des letzten Jahres und den aktuellen Aktienkurs.“

Ergebnis: Copilot recherchiert die Werte und liefert eine Tabellenvorschau. Er versteht jedoch nicht, dass er die Daten als neue Spalten in die bestehende Tabelle einfügen soll. Man hat hier nur die Option, eine neue Tabelle in ein neues Arbeitsblatt einzufügen.

Wenn wir Copilot explizit darauf hinweisen, kommt: „Da hat etwas nicht geklappt. Versuchen Sie es in Kürze noch einmal.“

Wir versuchen es später noch einmal und tatsächlich – es klappt diesmal:

Natürlichsprachliche Datenabfrage: Anstatt komplexe Formeln zu erstellen, können Anwender ihre Datenanforderungen in gewöhnlicher Sprache formulieren. Copilot behält den Kontext bei, sodass ein natürlicher Dialog entsteht, bei dem Folgefragen gestellt und Ergebnisse schrittweise verfeinert werden können.

Transparenz: Bei Webdaten werden stets die Quellen angegeben, sodass Nutzer die Herkunft und Verlässlichkeit der Informationen überprüfen können.

  • Copilot konnte in unseren Tests keine Links verwerten – weder zu öffentlichen Webseiten, um dort Informationen für eine Tabelle zu extrahieren, noch zu internen Dokumenten. Copilot sucht gewünschte Webinhalte selbst heraus, findet Dateien jedoch nur schwer anhand des Namens oder einer inhaltlichen Beschreibung.
  • Die Integration von Inhalten aus Dateien verläuft selten reibungslos. Copilot findet Dateien nicht oder behauptet, er habe keinen Zugriff.
  • In der Theorie erstellt Power Query bei der Integration von Excel-Dateien automatisch eine aktualisierbare Verbindung, sodass Änderungen in der Quelldatei automatisch in der Zieldatei reflektiert werden. In der Praxis hat sich dies bei uns jedoch nicht bewahrheitet – es werden lediglich Werte kopiert.
  • Die simultane Verarbeitung von Arbeitsblattdaten und externen Daten ist noch nicht vollständig ausgereift (z. B. werden Anfragen, die sich auf externe Informationen beziehen, im vorhandenen Arbeitsblatt gesucht).
  • Abhängigkeit von Quelldaten: Die Qualität der Datenextraktion hängt stark vom Inhalt und der Struktur der Quelldaten ab. Wir haben den ersten Praxistest wiederholt und dabei eine völlig andere Tabelle mit anderen Unternehmen erhalten.
  • Die Tabellenerstellung und -erweiterung klappt besser, wenn Sie Copilot klare Spalten vorgeben.
  • Wägen Sie im Vorhinein ab: Wie lange würde eine manuelle Integration der Daten dauern? Die Kommunikation mit Copilot ist manchmal so missverständlich, dass eine manuelle Integration mehr Sinn machen könnte.
  • Vertrauen Sie Copilot nicht blind, sondern kontrollieren Sie die Quelldaten – nicht umsonst fügt Copilot sie in den Chat ein.
  • Vorbedingung für die Arbeit mit Dateien: Es braucht klare Strukturen, Regeln und Befugnisse.

Die Daten-Integration in Excel 365 mit Copilot Pro macht aus einem Tabellenkalkulationsprogramm zu reinen Berechnungszwecken eine umfassende Datenverarbeitungsplattform. Sie demokratisiert den Zugang zu fortgeschrittenen Datenimportfunktionen. Die Möglichkeit, Daten aus dem Web, internen Dokumenten und anderen Excel-Dateien nahtlos zu kombinieren, unterstützt eine ganzheitlichere Sicht auf geschäftsrelevante Informationen. Gleichzeitig sollten Organisationen die Funktion als Ergänzung, nicht als Ersatz für bestehende Datenintegrationsprozesse betrachten. Für unternehmenskritische Analysen mit hohen Anforderungen an Präzision und Reproduzierbarkeit bleiben spezialisierte ETL-Tools und Data-Warehouse-Lösungen unverzichtbar.