Terminplanung mit Copilot Pro in Outlook365
Bislang konnte Copilot Pro E-Mails zusammenfassen, diese analysieren und daraus Termine samt Agenda generieren. Ein Coaching zum Schreibstil war ebenfalls Teil der ersten Stunde. Die neue Funktion ermöglicht es Ihnen, Copilot Pro gezielt nach passenden Terminvorschlägen zu fragen – inklusive Zeitfenster für mehrere Teilnehmer. Dabei genügt ein einfacher Prompt im Copilot-Bereich von Outlook. Wir haben die Funktion für Sie getestet und verraten in diesem Beitrag, wann es sich lohnt Copilot für diesen Zweck zu nutzen und wann nicht.
Mehrwert: Zeitersparnis 
UseCase: Terminplanung 
Lesedauer: 5 Minuten 
Schwierigkeit: Anfänger
Bewertung der Funktion
Wie schlägt sich Copilot Pro in unseren Tests?
So geht's
- Einzel- oder Gruppentermine: Geben Sie Copilot den gewünschten Zeitraum sowie die Teilnehmer an.
- Flexible Planung: Für bis zu drei Personen erstellt Copilot direkt den Termin. Für größere Gruppen erhalten Sie ein vorausgefülltes Ereignisformular zur Anpassung.
- Integration mit Ihrem Kalender: Copilot prüft automatisch Ihre Verfügbarkeit und die der angegebenen Teilnehmer.
Test 1: Fokuszeit mit Copilot Pro planen
Der Prompt: „Ich muss diese Woche noch 2 Stunden fokussiert an der Messeplanung 2025 arbeiten. Finde dafür bitte ein passendes Zeitfenster.“
Das Ergebnis: Copilot Pro schlägt den frühestmöglichen Termin im Kalender vor – Freitag. Praktisch, der Vorschlag kann direkt als Termin eingetragen werden. Das hat tatsächlich Zeit gespart.
Test 2: Mit Copilot Pro eine Besprechung für zwei Personen planen mit
Der Prompt: „Plane diese Woche 60 Minuten mit Kollege A und Kollege B für die Messeplanung“.
Das Ergebnis: Die Funktion arbeitet zuverlässig, sofern die Kalender der Kollegen gepflegt sind. Ein schneller und unkomplizierter Weg zur Terminfindung.
Test 3: Mit Copilot Pro eine Besprechung mit mehr als drei Personen planen
Der Prompt: „Ich möchte in der Kalenderwoche 5 eine Teambesprechung mit Kollege A, Kollege B und Kollege C planen. Finde bitte einen passenden Termin mit einem Zeitfenster von 90 Minuten.“
Das Ergebnis sieht nun anders aus. Wir bekommen von Copilot Pro ein Ereignisformular und müssen nun die Details prüfen. Außerdem teilt die KI uns mit, dass die Verfügbarkeit einer Person unbekannt ist.
Bei genauer Prüfung stellen wir fest, dass Copilot Pro den Zeitvorschlag auf einen bereits vorhandenen Termin des Organisators legen würde. Das ist nicht zielführend, kann aber im Fenster angepasst werden. Wir versuchen es erneut und nutzen den Chat für eine Anpassung.
Der Prompt: „Ist am 28.01. ein Termin mit dieser Gruppe möglich?“
Das Ergebnis: Copilot Pro hat einen Termin gefunden, der für alle passt, leider nur nicht für mich als Organisator. Es gibt wieder einen Terminvorschlag, der mit meiner bereits vorhandenen Planung kollidiert.
Ein neuer Test mit dem folgenden Prompt „Versuche einen Termin für diese Gruppe zwischen dem 28.01. und 30.01. zu finden und berücksichtige dabei bitte meine vorhandenen Kalendereinträge.“
Das Ergebnis: Copilot Pro schlägt den 01.04.2025 vor. Für größere Gruppen liefert Copilot Pro ein Ereignisformular zur manuellen Überprüfung. Herausforderungen treten auf, wenn die Verfügbarkeit einzelner Personen unklar ist oder Vorschläge auf bestehende Termine gelegt werden.
Fazit
Die neue Copilot-Funktion bietet interessante Ansätze zur Optimierung der Terminplanung. Insbesondere für kleine Gruppen und Fokuszeiten zeigt sie ihr Potenzial. Für größere Teams bleibt jedoch Raum für Verbesserungen. Wir sind gespannt, wie Microsoft diese Funktion weiterentwickelt. Probieren Sie die Funktion aus und teilen Sie uns Ihre Erfahrungen mit!